Elektroniczne przechowywanie dokumentów

Elektroniczne przechowywanie dokumentów

 

Patrzysz na swoje domowe archiwum i ogarnia Cię przerażenie. Zadajesz sobie pytanie: Skąd u mnie tyle dokumentów? Czy ja naprawdę tego wszystkiego potrzebuję? Przecież nawet szukanie zajmie mi masę czasu?

Postanawiasz, że coś powinnaś z tym zrobić. Niestety nie do końca wiesz, co… Mam dziś dla Ciebie propozycję nie do odrzucenia: elektroniczne przechowywanie dokumentów. Mam tu na myśli przechowywanie dokumentów w postaci plików na komputerze, jak i w systemach elektronicznych typu bankowość elektroniczna.

Dlaczego warto zająć się tym tematem? Na początek kilka słów o zaletach tego rozwiązania.

 

Zalety elektronicznego przechowywania dokumentów

  • pozwala ograniczyć liczbę posiadanych dokumentów w formie papierowej,
  • oszczędność miejsca do przechowywania, w niektórych przypadkach naprawdę na wagę złota,
  • oszczędność czasu na szukanie potrzebnych informacji – wystarczy skrótem klawiszowym (Windows + S) wywołać systemowe okno wyszukiwania, wpisać interesującą nas frazę i prawie gotowe. Jeśli na dodatek stworzymy odpowiedni system opisywania plików, to zadanie wyszukania interesującej nas informacji będzie jeszcze łatwiejsze.
  • dostępność;
  • łatwość w użytkowaniu i pozbyciu się;
  • dbałość o środowisko – czy faktycznie każdą informację trzeba drukować lub prosić o jej dostarczenie? Śmiało możemy na to pytanie odpowiedzieć, że nie. Zastanów się, z czego możesz zrezygnować, aby dbać o środowisko.

Mam nadzieję, że jesteś już przekonana, że to właściwa droga i częściej będziesz korzystać z elektronicznej formy przechowywania dokumentów. Zastanówmy się teraz nad różnymi aspektami towarzyszącymi temu zagadnieniu. Poniżej staram się odpowiedzieć na dodatkowe pytania z tego obszaru typu co ? i jak?

 

Jakie dokumenty przechowywać elektronicznie?

 

Dokumenty bankowe

Co rozumiem przez pojęcie dokumenty bankowe? Przede wszystkim wyciągi bankowe. Wydaje mi się, że będą to jedne z najpopularniejszych dokumentów, które przechowujemy w wersji elektronicznej. Bynajmniej mam taką nadzieję i jeśli ktoś jeszcze korzysta z wersji papierowej, to zachęcam do złożenia odpowiedniej dyspozycji w banku. Taki dokument bardzo łatwo przeszukać. Dokumenty możemy przechowywać zarówno w bankowości elektronicznej, jak i w formie plików na komputerze.
Z jednego banku otrzymuję miesięczny wyciąg na adres mailowy. W trakcie pisania tego artykułu uznałam jednak, że nie jest mi to w ogóle potrzebne, bo praktycznie nie otwieram tych dokumentów. Prowadzę domowy budżet i jestem na bieżąco z ruchem środków na koncie.
Ponadto część umów o prowadzenie rachunku bankowego lub o kartę kredytową także posiadam w wersji elektronicznej. To, co cenię najbardziej w tych dokumentach to możliwość wyszukania konkretnych sformułowań w całym dokumencie, bez konieczności czytania całości. Wiadomo, taka lektura do najprzyjemniejszych nie należy, a tak raz-dwa i temat załatwiony.
Podobnie w przypadku regulaminów usług bankowych, mogą to być całkiem spore dokumenty i zajmować dużo miejsca. Zróbmy dla nich miejsce na dysku naszego komputera lub w chmurze.
Interesuje się promocjami bankowymi, z których korzystam co jakiś czas. Wszystkie dokumenty dotyczące tych promocji, a jest ich sporo, przechowuję w formie elektronicznej.

 

Potwierdzenia zapłaty

W tekście „O terminach… , czyli jak długo przechowywać dokumenty” wspomniałam, że potwierdzenia zapłaty świadczeń okresowych trzymamy trzy lata. Po tym czasie roszczenie o ewentualną zapłatę ulega przedawnieniu. 3 lata ? Mało czy dużo? To zależy. Jeśli chcemy wszystkie dowody wpłaty trzymać w wersji papierowej, to całkiem sporo. Przez ten okres uzbiera się spora porcja dokumentów, którą należy trzymać. Jeśli korzystamy z wielu usług tego rodzaju, to dokumenty mogą przybierać w zastraszającym tempie.
Warto w tym wypadku rozważyć przechowywania ich w wersji elektronicznej. Cześć dokumentów łatwo będzie pobrać z bankowości elektronicznej. Musimy się zastanowić czy w ogóle warto je pobierać, czy korzystać wyłącznie z bankowości. Wszystko zależy od tego, jak długo dostępne jest archiwum naszego rachunku bankowego. Może się później okazać, że za pobranie potwierdzeń przelewu bank zażąda dodatkowej prowizji. Warto temu zapobiec.

 

Rozliczenia roczne

Coraz popularniejszą formą rozliczeń podatkowych jest składanie ich drogą elektroniczną. Ten kanał wykorzystuje już od dobrych kilku lat. Po przesłaniu rozliczenia do urzędu wystarczy pobrać dokument na nasz komputer i zapisać w formie pdf. Ponadto rozliczenia cały czas mam dostępne w aplikacji e-Deklaracje służącej do przesyłania formularzy do urzędu skarbowego bez konieczności posiadania podpisu elektronicznego.

 

Faktury

Faktury także możemy otrzymywać w wersji elektronicznej, wcale nie muszą trafiać do nas przesyłką pocztową.
Z elektronicznych faktur korzystam w przypadku energii elektrycznej. Aktywowałam usługę Rozliczania Rzeczywiste i za pośrednictwem elektronicznego biura obsługi klienta podaję w cyklach miesięcznych stan licznika. Bardzo cenię sobie to rozwiązanie, gdyż zawsze mnie irytowały rachunki za prąd: najpierw prognoza, później wyrównanie, był ktoś spisywać prąd czy nie? co się stało z fakturą za energię? czemu jej jeszcze nie ma? Tym rozwiązaniem wyeliminowałam wszystkie te problemy. Nadal mnie ono cieszy, bo jeszcze doskonale pamiętam trudności związane z rozliczaniem energii elektrycznej.
W systemie elektronicznym mam dostęp do szczegółowych informacji na temat zużycia energii elektrycznej. Płacąc miesięcznie za energie elektryczną podobne wiem, że płacę tylko za prąd zużywany przeze mnie i że nie ma tu żadnej pomyłki. Mogę także ustawić darmowe powiadomienia o wystawionej fakturze lub przypomnienie o podaniu stanu licznika. Korzystam z obu przypomnień. Ponadto mam możliwość pobrania faktury w wersji elektronicznej.
Na pewno podobne rozwiązania funkcjonują w przypadku usług telefonii komórkowej, gdzie elektroniczne faktury możemy pobrać z systemu online.

 

ZUS RMUA i informacja o stanie konta ubezpieczonego w ZUS

W przypadku tego pierwszego dokumentu możemy zwrócić się do pracodawcy z wnioskiem o przekazanie dokumentu w formie elektronicznej. Natomiast w przypadku drugiego dokumentu wystarczy, że zarejestrujemy się na Platformie Usług Elektronicznych (PUE ZUS), aby na bieżąco śledzić stan swojego konta emerytalnego. Papierowa wersja wcale nie musi do nas trafiać.

 

Instrukcje obsługi

Naszym codziennym czynnościom towarzyszy wiele sprzętów i urządzeń, a tym z reguły towarzyszą instrukcje obsługi. Czasami mogą trafić od razu do kosza, a w niektórych sytuacjach warto je zachować, zwłaszcza aby sprawdzić jaki dany sprzęt konserwować. Czy jednak warto, aby na stałe zajmowały naszą domową przestrzeń? Wydaje mi się, że nie. Rozwiązania w tym zakresie mogą być dwa: albo skanujemy naszą instrukcję, albo odnajdujemy jej wersję elektroniczną w internecie. Porządkowanie instrukcji obsługi przede mną i zamierzam skorzystać zarówno ze sposobu pierwszego, jak i drugiego. Postanowiłam, że zanim wyrzucę instrukcję w wersji papierowej odszukam jej odpowiednika elektronicznego. Chciałabym uniknąć sytuacji, w której akurat potrzebuję dowiedzieć się, w jaki sposób użyć sprzętu czy przeprowadzić konserwację, a nie dysponuję odpowiednią informacją. Poszukiwanie informacji w tym momencie raczej przyprawiłoby mnie o zawrót głowy. Jednak u Ciebie nie musi wyglądać to identycznie ;).

 

Notatki ze studiów, z kursów, szkoleń

Elektroniczne ich przechowywanie także może być ciekawą alternatywą. Ten sposób wykorzystałam w przypadku szkoleń związanych z pracą zawodową. Materiały szkoleniowe zajmowały sporą część mojej biurowej przestrzeni. Postanowiłam je zeskanować i przez jakiś czas przechowywać właśnie tak. Przyznam, że do tej pory i tak do nich nie zajrzałam. Dam im jeszcze trochę czasu, później najprawdopodobniej wylądują w komputerowym koszu.
Ten sposób sprawdzi się w przypadku notatek, w stosunku do których nie jesteśmy pewni czy nam się przydadzą, czy nie. Możemy je zeskanować, określić termin przechowywania np. rok i po tym czasie podjąć decyzję co z nimi zrobić. Oczywiście wszystko zależy od tego ile jest tych notatek, w niektórych sytuacjach może się okazać, że skanowanie mogłoby trwać wiecznie…

 

Wycinki

Niekiedy trafimy na bardzo interesujący artykuł w czasopiśmie, przepis na pyszną świąteczną pieczeń lub wykwintne ciasto, lub uznamy, że informacja w gazecie codziennej przyda się nam za jakiś czas. Co robimy? Wycinamy! Wkładamy do teczki, segregatora lub pudełka i … zapominamy.
Za jakiś czas przypominamy sobie, że przecież gdzieś jest ten przepis. Podchodzisz do pudła z wycinkami i już wiesz, że nie będziesz szukać. Wyrzucić też przecież szkoda. Z pomocą przychodzą zdjęcia. Aparat telefoniczny przeważnie każdy z nas ma pod ręką. Pstrykamy fotkę, wysyłamy do chmury, odpowiednio opisujemy i sprawa załatwiona. Sądzę, że w tym przypadku istnieje większe prawdopodobieństwo, że z naszego „wycinka” skorzystamy.

 

Inne

Część dokumentów ma określone terminy ich przechowywania. Niekiedy warto rozważyć czy mimo upływu terminu ich „ważności” w dalszym ciągu nie przechowywać ich, zmieniając jednak formę z papierowej na elektroniczną. To będzie bezpieczne rozwiązanie i zachowawcze. Nie ma jednak sensu trzymać wszystkiego w formie elektronicznej. Musimy rozważyć czy to może nam się jeszcze przydać. Przykładem może być umowa darowizny, którą można na wszelki wypadek zostawić do postępowania spadkowego.

 

W jakich sytuacjach może się jeszcze przydać elektroniczne przechowywanie dokumentów?

Jedną z takich sytuacji będzie na pewno wyjazd za granicę. Przed wyjazdem warto zrobić skan najważniejszych dokumentów (polisa, dowód osobisty, paszport). Gdy zniszczą się, zagubią lub zostaną skradzione łatwiej będzie dokumenty odtworzyć, a w okresie przejściowym będziemy wiedzieć, jakie informacje były w wersji oryginalnej.

 

Gdzie jeszcze warto rozważyć formę elektroniczną?

 

Książki i czasopisma

Wersję papierową z powodzeniem zastąpią e-booki lub audiobooki. Powoli przestawiam się na nowe tory i za mną dopiero jeden zakup e-booka. Przy jednej książce do wersji papierowej otrzymałam jej wersję elektroniczną i o dziwo z tej korzystam częściej. Tu znów pojawia się zagadnienie przeszukiwania treści. Często pamiętam kontekst lub jakiś mały fragment, chcąc się upewnić przeszukuję cały dokument wpisując określoną frazę. Działa. Szybkość nieporównywana w porównaniu do przekartkowania całej książki.
Na pewno e-booki nie sprawdzą się w każdym przypadku. Taka prawda, że czasami warto odkleić wzrok od elektronicznych narzędzi i poczuć zapach książki.
Zaletą audiobooka będzie na pewno to, że możemy sobie w ten sposób umilić czas podczas nielubianych przez nas zajęć, czytaj sprzątanie. Niestety, mimo iż słucham sporo podcastów to dużo lepiej zapamiętuję jeśli przeczytam lub zrobię notatki.

 

Regulaminy świadczenia usług

Obecne umowy mają często postać bardzo lakoniczną. Ponadto możemy w nich znaleźć sformułowania typu: w sprawach nieuregulowanych w niniejszej umowie zastosowanie mają zapisy regulaminu świadczenia usług, zwanego dalej regulaminem. Później okazuje się, że w co drugim akapicie przywołany jest regulamin. Sięgasz do regulaminu i okazuje się, że liczy całkiem sporo kartek. Co wówczas zrobić? Najlepiej zaopatrzyć się w wersję elektroniczną, poprosić o przesłanie lub pobrać ze strony dostawcy usług.

 

OWU, czyli ogólne warunki ubezpieczenia

Podobne zasady jak w przypadku regulaminu świadczenia usług dotyczą owu. W polisie ubezpieczeniowej znajdziesz niewiele informacji. Wszystkie znajdują się w owu. Także i w tym przypadku sprawdzi się wersja elektroniczna.

 

Temat elektronicznego przechowywania dokumentów rozwinę w kolejnych wpisach. Omówimy skanowanie, przechowywanie, opisywanie. Już teraz gorąco zapraszam.

 


Korzystasz z elektronicznej formy przechowywania dokumentów?
Gdzie ma u Ciebie zastosowanie?
Z chęcią o tym przeczytam 🙂

 

Spodobał Ci się wpis? Proszę, podaj dalej. Dziękuję!
FacebookPinterestEmail

Ten post ma 2 komentarzy

  1. Paweł

    Wszystkie dokumenty kataloguję w wersji elektronicznej i papierowej. Te w wersji papierowej mam każde w swojej teczce czy segregatorze (w tym samym porządku co dokumenty elektroniczne). Jednak po lekturze powyższego wpisu zdałem sobie sprawę, że w dużej mierze te wersje papierowe nie muszą mi zajmować miejsca na półce… a też szybciej do nich dotrę mając je w wersji elektronicznej… Przecież to takie proste 😉 Dzięki 🙂

    1. ANNA STUDNICKA

      Czasmi dopiero inny punkt widzenia uświadamia nam pewne sprawy, niekiedy bardzo oczywiste 🙂 Cięszę się, że wpis okazał się wartościowy i wyniosłeś coś dla siebie. Pozdrawiam serdecznie 🙂

Dodaj komentarz