Mój system porządkowania dokumentów

Mój system porządkowania dokumentów

Każdy z nas ma dokumenty w swoim otoczeniu. Jedni mniej, drudzy więcej, ale każdy je ma. Jedni mają z nimi problem i stale poszukują, tego na dany moment, potrzebnego, inni temat już przepracowali i doskonale wiedzą, co gdzie mają. Z dumą przyznam, że jestem w gronie tych drugich i dokumenty mam uporządkowane.

Moja historia

Odkąd pamiętam, zawsze miałam opracowany system. Przeważnie wiedziałam, czego gdzie szukać. Jednak borykałam się z nadmierną ilością dokumentów. Zbierałam wszystko i układałam wszystko, rzadko wyrzucając. Uważałam, że wszystko się przyda. Takie nastawienie powodowało, że w gąszczu papierów coraz trudniej było znaleźć ten jeden jedyny, akurat niezbędny. Postanowiłam się z tym zmierzyć. Było to dobrych kilka lat temu. Wówczas dokumenty przechowywałam w typowych segregatorach biurowych. Nie było to jednak dla mnie idealne narzędzie do przechowywania. Dokładnie nie pamiętam już dlaczego. Możliwe, że po prostu chciałam posiadać w swoim domowym biurze system teczek zawieszkowych, które widziałam, głównie, w amerykańskich serialach. Kupiłam piękne, białe, kartonowe pudło i zestaw teczek w trzech kolorach. Odłożyłam na bok, dokładnie nie pamiętam już na jak długo. Zdaje się trwało, to dobrych parę miesięcy. Przyznam, że niestety tak było. Dokumentów było naprawdę dużo. Absolutnie nie chciałam się z tym mierzyć. Czarę goryczy przelała kolejna sytuacja, kiedy na czas nie potrafiłam odnaleźć niezbędnego dokumentu i niejako zostałam zmuszona do uporządkowania swoich papierów.

Wszystko albo nic

Najgorsze z możliwych podejść, ale niekiedy jeszcze przeze mnie stosowane. Tak było w przypadku dokumentów albo uporządkuję je jednego dnia, albo wcale. Pisząc to sama stwierdzam, że nawet strasznie brzmi. Stosowanie tego w praktyce może się okazać naprawdę trudne i niekiedy może zniechęcić. Oczywiście w taki sposób uporządkowałam dokumenty. Poświęciłam na to cały wolny dzień, ale obecnie takiego podejścia zupełnie nie polecam. Chyba że zupełnie świadomie, tak postanowisz, bo tak lubisz. Jeśli jednak odkładasz to zadanie na później, to na pewno nie jest najlepsza metoda dla Ciebie.
U mnie jak widzisz, tak było.

Mój system przechowywania dokumentów

System, którego używam na co dzień, składa się z następujących elementów:

Segregator pojemnik – BIEŻĄCE

Wszystkie dokumenty trafiają do segregatora –pojemnika o nazwie BIEŻĄCE. Trzymam tam dokumenty, które wymagają podjęcia jakiegoś działania, chociażby np. zapoznania się z dokumentem. Nie zawsze jest czas, aby od ręki daną korespondencję przeanalizować, więc taka poczekalnia jest idealnym miejscem, aczkolwiek niebezpiecznym. Może bowiem zachęcać do niesystematycznego układania dokumentów.

U siebie rozwiązałam to w ten sposób, że do tego typu dokumentów przeznaczyłam pojemnik niewielkich rozmiarów. Siłą rzeczy nie nazbieram dużego stosu. Przyznam, że w miarę systematycznie go opróżniam i od czasu generalnych porządków w dokumentach nie zdarzyło się, żeby się przepełnił.
Przyjęłam taki sposób postępowania, gdyż naprawdę szkoda mi czasu na upinanie pojedynczych kartek w stosownych teczkach. Na początku mojej porządkowej przygody z dokumentami podjęłam próbę upinania wszystkiego od razu. Szybko jednak z tego zrezygnowałam, bo najzwyczajniej w świecie było to zadania zbyt czasochłonne. Najistotniejsze jest to, że pojemnik ma skończoną pojemność więc prędzej czy później będziesz musiała się nim zająć.

Karton z systemem teczek zawieszkowych

Docelowym miejscem przechowywania dokumentów jest karton, który wyposażony jest w system teczek zawieszkowych. Bardzo lubię to rozwiązanie, gdyż jeden rzut okiem wystarczy, abym doskonale wiedziała, po którą teczkę powinnam sięgnąć.
Dokumenty na miejsce docelowe upinam najczęściej po wykonaniu akcji, z którą związany jest dany dokument np. po udzieleniu odpowiedzi na dane pismo. Rzadko po zapłaceniu, gdyż otrzymany rachunek wpisuję w budżet domowy i to cała moja praca związana z tym rodzajem dokumentów. Ponadto większość bieżących faktur otrzymuję w formie elektronicznej, jedynie faktury za wodę otrzymuję jeszcze w formie tradycyjnej. To też świetny sposób na ograniczenie liczby posiadanych papierów.

Kategorie

System przechowywanych przeze mnie dokumentów podzieliłam na trzy kategorie główne: dom, Ania i Janek oraz bieżące. Każda kategoria wydzielona jest kolorem.
Teczki w kolorze pistacjowym przeznaczone są na dokumenty dotyczące domu. Tutaj korzystam z następujących kategorii: kredyt hipoteczny, dom – umowy, rachunki, faktury (dotyczące budowy i remontu), podatek rolny i od nieruchomości.
Dodatkowo mam dwie teczki zapinane na magnes, gdzie trzymam dokumenty związane z budową domu np. projekty budowlane, dokumentację dotyczącą odbioru itd.

Teczki w kolorze czerwonym przeznaczone są na dokumenty dotyczące spraw bieżących, gospodarczych. Tu wydzielone zostały następujące podkategorie: faktury i rachunki – różne, samochody, telefony, energia elektryczna, gospodarka odpadami, woda, rachunki bankowe, ubezpieczenie na życie, kredyty, internet.

Teczki w kolorze żółtym przeznaczone są na nasze indywidualne i wspólne dokumenty. Mamy tu następujące kategorie: małżeństwo, kwalifikacje (osobno dla każdego), praca (osobno dla każdego), ZUS/OFE (osobno dla każdego), zdrowie.

Teczka wraz z notatnikiem

Teczka służy do przechowywania dokumentów, które powinnam mieć pod ręką, ale nie sięgam do nich na co dzień. Jest to teczka połączona z notatnikiem, więc idealnie nadaje się do tworzenia harmonogramów naszych domowych zadań, związanych przede wszystkim z wykańczaniem domu.
Teczka służyła kiedyś do budżetu domowego, zanim zaczęłam prowadzić go w formie elektronicznej. Więc dziś, gdy mam coś zaplanować, zwłaszcza pod kątem kosztów, sięgam po nią już odruchowo.
Trzymam tutaj także dokumenty, do których powinnam zajrzeć co jakiś czas i np. coś skontrolować. Mam tu na myśli, chociażby promocje bankowe, z których korzystam.
Uznałam, że warto dokumenty, z których najczęściej korzystam trzymać w osobnym miejscu, gdyż w razie potrzeby jeszcze szybciej je odnajdę. Solidna forma teczki zapewnia wygodę użycia. W przypadku tej teczki korzystam z koszulek, których fanką nie jestem. Tu mi jednak nie przeszkadzają, bo idealnie nadają się do moich remontowych rysunków.

Dobrze przyznam się, w większości przypadków to rysunki mojego męża, bo ja w tym zakresie nie mam żadnego talentu. Niekiedy udaje mi się go namówić, żeby przygotował dla mnie projekt, mini wizualizacje i rysuje mi to, a ja widzę, jak to może wyglądać. Zdarza się to rzadko, bo raczej niechętnie uczestniczy w tego typu zabawach 😉

Instrukcje obsługi i gwarancje

Tego typu dokumenty trzymam w teczce harmonijkowej. Wspomniałam już, że temat wymaga dodatkowych czynności ode mnie, gdyż teczka harmonijka nie należy do moich ulubionych akcesoriów. Podczas przygotowywania wpisu niestety nie wygospodarowałam odpowiedniej ilości czasu, żeby temat zamknąć. Chciałabym korzystać z wersji elektronicznych tych dokumentów i nie trzymać ich w wersji papierowej. Wykonanie tego zadania wymaga jednak czasu. Zadanie wpisałam na listę: „Uporządkuj” i czeka na realizację.

Paragony

Przechowuję je w dwóch osobnych pudełkach. Jedno służy do przechowywania bieżących paragonów, na podstawie których uzupełniam domowy budżet. Po zakończonym miesiącu analizuję poniesione wydatki, także pozycje na poszczególnych paragonach i albo trafiają do kosza na śmieci, albo w docelowe miejsce jako dowód zakupu. Przechowuję paragony dotyczące zakupu sprzętu gospodarstwa domowego, ubrań, a także dotyczące wydatków remontowych. Te ostatnie są niezwykle przydatne, gdyż później łatwo odnaleźć nazwę materiału użytego podczas remontu. Chociaż tutaj muszę udoskonalić swój budżet, aby te informacje trzymać w jednym miejscu, bez konieczności przechowywania samych paragonów.

Przygotowanie wpisu na blog zachęciło mnie do przejrzenia zgromadzonej dokumentacji i weryfikacji pod kątem dalszego przechowywania. Oczywiście znalazły się dokumenty, których można było się pozbyć, a były to między innymi deklaracje podatkowe, których obowiązkowy termin przechowywania minął, nieaktualne dokumenty z banku, nieaktualne OWU dotyczące ubezpieczeń, faktury remontowe, które już na pewno mi się nie przydadzą itp. Przyznam, że trochę się poluźniło. W dalszym ciągu pozostaje do przejrzenia kilka teczek, którym z uwagi na zawartość muszę poświecić znacznie więcej czasu. Trafiły na listę „uporządkuj”.

Na koniec małe podsumowanie. Mam nadzieję, że moje doświadczenie pomoże Ci szybciej i sprawniej uporządkować dokumenty:

  • Nie czekaj do ostatniej chwili z porządkowaniem dokumentów. Nie ma sensu niepotrzebnie narażać się na dodatkowe nerwy. Czas obecnie na to poświęcony zaprocentuje w przyszłości.
  • Jeśli przeraża Cię liczba dokumentów, podziel zadanie na małe kroki, np. danego dnia zrób porządek w jednej teczce, segregatorze, szufladzie, szafce. Wszystko w zależności od czasu, którym dysponujesz. Nie narzucaj sobie nierealnych zadań, bo po prostu się zniechęcisz.
  • Znajdź takie narzędzie, które sprawi Ci radość, z którego użytkowania będziesz czerpać zadowolenie. U mnie to system teczek zawieszkowych. Korzystanie z tego rozwiązania to naprawdę czysta przyjemność.
  • Pamiętaj o funkcjonalności, żadne ładne opakowanie tego nie zastąpi.

Jak Wam się podoba taki system przechowywania dokumentów?
Znaleźliście dla siebie coś inspirującego?
Koniecznie dajcie znać 🙂

 

Spodobał Ci się wpis? Proszę, podaj dalej. Dziękuję!
FacebookPinterestEmail

Dodaj komentarz