O terminach … czyli jak długo przechowywać dokumenty

O terminach … czyli jak długo przechowywać dokumenty

Częstym problemem, dla którego nie chcemy porządkować naszych dokumentów, jest brak wiedzy na temat terminów ich przechowywania. Po prostu nie mamy odwagi się z tym zmierzyć. Przewidujemy, że pochłonie to bardzo dużą ilość czasu, którą, raz, trzeba przeznaczyć na samo porządkowanie, dwa na szukanie informacji na temat terminów przechowywania poszczególnych dokumentów. Wiadomo, każdy z nas swój czas bardzo ceni i chce przede wszystkim przeznaczać go na interesujące sprawy. Odkładanie tego przedsięwzięcia na później często kończy się wielkim stosem dokumentów, które coraz bardziej przerażają i w zasadzie coraz bardziej oddalają nas od chęci uporządkowania.

Dziś się z tym zmierzymy. Zagadnienie przechowywania dokumentów rozkładamy na czynniki pierwsze. Przyszła pora postawić podstawowe pytanie: Jak długo przechowywać dany dokument? Mam nadzieję, że znajdziesz tu wiele cennych wskazówek i z łatwością podejmiesz najlepszą dla siebie decyzję.

Na samym wstępie zaznaczę, iż obecny wpis traktuje o dokumentach domowych. Dokumenty firmowe, niekiedy będzie należało potraktować inaczej – warto o tym pamiętać.

Terminy, czyli jak długo przechowywać:

Dokumenty podatkowe

Zacznijmy od tego, co należy rozumieć pod pojęciem dokumenty podatkowe. Do dokumentów podatkowych zaliczymy przede wszystkim deklaracje podatkowe (PIT-y)
i informacje o uzyskanych dochodach (np. PIT 11). Jednakże wraz z tymi dokumentami należy przechowywać:

  • dokumenty poświadczające korzystanie z ulg,
  • faktury, rachunki, które uwzględniliśmy w rozliczeniach,
  • umowy np. dotyczące wynajmu mieszkania,
  • pocztowe potwierdzenia nadania,
  • potwierdzenia elektroniczne,
  • inne, na podstawie których dokonano rozliczenia podatku.

W przypadku tych dokumentów sprawa jest stosunkowo prosta – należy je trzymać 5 lat, licząc od końca roku, w którym nastąpiło rozliczenie podatkowe. Zwrócić należy szczególną uwagę na termin rozliczenia podatku. Wyjaśnię to na poniższym przykładzie.
Obowiązek rozliczenia podatku za rok 2017 mija na koniec kwietnia 2018 roku. Termin przechowywania liczymy od końca tego roku, czyli dokumenty dotyczące rozliczenia podatkowego za rok 2017 będziemy mogli zniszczyć dopiero na początku 2024 roku. W praktyce oznacza to 7 lat przechowywania.

Termin przechowywania dokumentów podatkowych wynika z przepisów dotyczących przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Pamiętać należy, że taki okres obowiązuje w przypadkach „standardowych”. Niekiedy mogą zajść szczególne okoliczności (odroczenie, zawieszenie), które ten termin wydłużą.

Dowody zakupu (faktury, rachunki, paragony) i gwarancje

Tego rodzaju dokumenty najlepiej trzymać do końca gwarancji, czyli tak długo, jak długo gwarancja na towar obowiązuje.

Podstawą do złożenia reklamacji powinien być dowód zakupu, co nie jest równoznaczne z oryginałem paragonu, rachunku lub faktury. Nie ma co ukrywać, że w przypadku tych dokumentów jest najłatwiej i najmniej problemowo w już i tak trudnej sytuacji. Więc razem z gwarancją należy trzymać dowody zakupu w postaci faktury, paragonu lub rachunku.

Warto przy tym dodać, że paragony lubią blaknąć, więc lepiej je zawczasu skserować. Ponadto niekiedy producent wymaga oddania towaru w ramach gwarancji w oryginalnym opakowaniu. Także na taką ewentualność lepiej się przygotować.

Potwierdzenia zapłaty świadczeń okresowych: gaz, woda, prąd, telewizja kablowa

Dowody zapłaty za gaz, prąd, wodę, internet, telewizję kablową i inne tego rodzaju tzw. świadczenia okresowe należy trzymać na bieżąco wraz z fakturami i rachunkami. Nigdy nie wiadomo czy usługodawca nie dopatrzy się zadłużenia, czy nieścisłości na naszym koncie, które w rzeczywistości nie istnieje. Może żądać od nas wyjaśnień lub zapłaty. Będziemy przygotowani na taką ewentualność.

Jak długo trzymamy? 3 lata, bo wówczas roszczenia tego rodzaju ulegają przedawnieniu.
Wszystkie potwierdzenia tego typu przechowuję elektronicznie, częściowo także
w bankowości elektronicznej.

Warto sprawdzić w banku, w jakich terminach udostępnia historię konta. Jeśli w krótszym czasie  to warto historię zapisać w formie elektronicznej, gdyż tam mamy potwierdzenia zapłaty naszych rachunków. Zadbajmy o tę dokumentację od razu, bo później może się okazać, że bank pobierze za to słoną zapłatę. Ściągnięcie tego do pliku w formie pdf lub csv na pewno nie zabierze wiele czasu.

Wyciągi bankowe, potwierdzenia wypłaty z bankomatu

Przyznam, że nie pamiętam już, jak wygląda wersja papierowa tego dokumentu. Do wersji elektronicznej też nie zaglądam. Nie dlatego, że nie pilnuję swoich finansów, tylko właśnie dlatego, że ich pilnuję. Prowadzę budżet domowy i doskonale wiem, co się dzieje na moich kontach, ponieważ znajdują one odzwierciedlenie w pliku budżetu domowego i każdą nieścisłość jestem w stanie szybciutko wyłapać. Wypłacając dokumenty z bankomatu także nie pobieram potwierdzenia wypłaty, bo to przy moim sposobie zarządzania finansami niepotrzebny papier.

Jakie są założenia do postępowania z tą kategorią dokumentów? Wyciągi bankowe to dokumenty, które otrzymujemy miesięcznie. Powinniśmy zatem do momentu jego otrzymania, już nieistotne czy w formie papierowej, czy elektronicznej, zbierać dowody odzwierciedlające nasz ruch na koncie, aby wyłapać ewentualne nieprawidłowości. Z założenia, tak to powinno wyglądać. Czy jednak tak postępujemy?

Na pewno warto wyrobić sobie nawyk cyklicznego sprawdzania wyciągu bankowego pod kątem prawidłowości ruchu na koncie. Po pierwsze wyraźnie będzie widać na co przeznaczamy nasze środki, po drugie będzie to forma pilnowania naszych finansów.

Ponadto w przypadku wyciągów bankowych lepiej jest korzystać z ich wersji elektronicznej, którą szybko można przeszukać. Oczywiście kluczowe będzie właściwe opisanie takiego elektronicznego dokumentu.

Wersja papierowa szybko będzie przybywać, zwłaszcza jeśli ktoś ma kilka kont. Uważam, że nie ma sensu zagracać sobie przestrzeni tego rodzaju dokumentami.

Umowy

Lepiej jest zapobiegać, niż później bać się o to, jak sprawy się potoczą. Taki cel przyświeca temu, że umowy zawieramy. Jednym słowem dbamy o nasz interes, gdyby miały zaistnieć niesprzyjające okoliczności. Tak też musimy myśleć o naszych umowach i okresie ich przechowywania.

Ogólna reguła przechowywania umów brzmi: umowy – oryginały w wersji pisemnej przechowujemy tak długo, jak dana umowa obowiązuje.
Przykładowo: umowę najmu mieszkania, umowę na prowadzenie konta w banku, kredytu także hipotecznego, pożyczki, zakupu usług telefonii komórkowej, kablówki, internetu itp. trzymamy tak długo, jak dana umowa obowiązuje lub aż do czasu, kiedy zrezygnujemy z usługi.

Umowy, przy których możemy skorzystać z tzw. rękojmi za wady fizyczne (lub prawne), czyli np. umowy na wykonanie usług remontowych, budowlanych, wykonanie mebli trzymamy tak długo, jak długo możemy z rękojmi skorzystać:

  • 2 lata od momentu wydania towaru,
  • 5 lat w przypadku nieruchomości,
  • inne, na podstawie których dokonano rozliczenia podatku.

W przypadku umów zalecam ostrożność. Niektóre umowy warto zatrzymać, chociażby w wersji elektronicznej, mimo iż upłynął okres ich przechowywania, o którym pisałam powyżej. Może się zdarzyć np. tak, że umowa darowizny będzie potrzebna przy jakiejś sprawie spadkowej. Warto wówczas mieć ją, chociaż w formie skanu.

ZUS RMUA

Ten rodzaj dokumentów może sprawiać trudność: przechowywać czy nie? Ponadto, kiedyś dokument był przekazywany miesięcznie, a dopiero od 2012 roku przekazywany jest rocznie. Może się zdarzyć, że w naszych domowych archiwach będzie ich całkiem sporo.

W pierwszej kolejności należy zastanowić się, w jakim celu otrzymujemy ten dokument. Otóż płatnik składek, czyli w uproszczeniu pracodawca zobowiązany jest przekazywać ubezpieczonemu informacje na temat należnych składek na ubezpieczenie społeczne w celu ich weryfikacji. Ubezpieczony ma prawo w terminie 3 miesięcy do dnia otrzymania złożyć wniosek o sprostowanie informacji, jeśli uzna, że nie są zgodne ze stanem faktycznym. Po tym terminie ZUS uznaje, że dane są zgodne ze stanem faktycznym. Jeśli chcemy możemy wystąpić do pracodawcy o wystawianie dokumentu miesięcznie, a także o przekazywanie w wersji elektronicznej.

Niegdyś informacja służyła głównie do potwierdzania ubezpieczenia zdrowotnego przy wizytach lekarskich. Obecnie ta funkcja odpadła odkąd w przychodniach i szpitalach pojawił się system eWUŚ, czyli elektroniczny wykaz ubezpieczonych.
Jeśli w naszych zasobach posiadamy RMUA wyłącznie z informacją na temat odprowadzenia składki zdrowotnej, to możemy od razu taki dokument wyrzucić. Nie ma żadnej wartości.

ZUS RMUA jest przede wszystkim informacją o wysokości opłaconych składek na przyszłą emeryturę. Więc powinno mieć to dla nas istotne znaczenie. Proponuję, aby tego rodzaju dokumenty przechowywać do czasu zweryfikowania z otrzymaną informacją o stanie konta ubezpieczonego w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych, którą ZUS ma obowiązek przekazywać każdego roku wg stanu na dzień 31 grudnia poprzedniego roku.

Stan swojego konta emerytalnego można na bieżąco śledzić na Platformie Usług Elektronicznych (PUE ZUS). Więc po otrzymaniu od pracodawcy druku ZUS RMUA dane możemy od razu zweryfikować. Korzystanie z platformy jest bardzo łatwe, tym bardziej że można się do niej logować przez system bankowości elektronicznej. Sama korzystam, także polecam.

Notatki ze studiów, szkoleń

Sytuacja będzie wyglądała bardzo różnie u różnych osób. Wszystko zależy od naszej indywidualnych okoliczności. Podam dwa proste przykłady.

W swoich zasobach masz notatki ze studiów, które tak naprawdę w ogóle Cię nie interesowały. Trzymasz je zamknięte w pudle, najczęściej w piwnicy lub na strychu, gdzie nie zajrzałaś od co najmniej 10 lat. Ponadto nie pracujesz w wyuczonym zawodzie i nie zamierzasz do niego wracać. Tu sprawa jest prosta i oczywista. Wyrzuć wszystko, bo to są śmieci, które niepotrzebnie zajmują przestrzeń w Twoim domu nieważne, że w piwnicy czy na strychu. Kiedyś i tak będziesz musiała się z tym zmierzyć.

Druga sytuacja może wyglądać mniej więcej tak. Pracujesz w wyuczonym zawodzie, który jest jednocześnie spełnieniem Twoich marzeń. Jesteś na początku swojej kariery zawodowej i w nowym obszarze nie czujesz się jak ryba w wodzie. To oczywiście notatki mogą Ci towarzyszyć przez jakiś czas. Jednak na pewno nie wszystkie, bo zagadnienia na studiach są bardzo różne i nie ma żadnego uzasadnienia, aby trzymać wszystko. Z czasem bałagan w różnych zakamarkach domu zacznie przytłaczać.

Obecnie wyrzuciłam wszystkie notatki ze studiów. Mimo iż pracuję w zawodzie to do tych notatek, praktycznie nie zajrzałam ani razu. Gdy coś mnie szczególnie interesowało, to i tak szukałam w internecie. Obecnie zastanawiam się jedynie, czy w dalszym ciągu trzymać książki z tego obszaru. Przyznam, że jeszcze się nie określiłam. Proces decyzyjny trwa ;).

Więc zastanów się, czy na pewno te dokumenty Ci się przydadzą. Nie zatrzymuj się jednak tylko na stwierdzeniu „To mi się jeszcze przyda”. Zadaj sobie kolejne pytania typu: po co? Dlaczego? Spróbuj uzasadnić swoją decyzję, nie zostawaj z suchym stwierdzeniem. Przy takim schemacie postępowania będziesz musiała zostawić wszystko. Sama się zdziwisz jak wielu rzeczy nie będziesz potrzebować.

Dokumentacja medyczna

Dokumentacja medyczna całej rodziny powinna zająć szczególne miejsce w naszym domu, zwłaszcza w przypadku chorób przewlekłych. W tej kategorii dokumentów wyjątkowo powinniśmy dbać o porządek, aby na wypadek choroby lub pobytu w szpitalu była w zasięgu ręki. Mam tu na myśli historię choroby, aktualne wyniki badań, spis przyjmowanych leków, alergii.
Ewentualną chęć pozbycia się części historii choroby czy wyników badań, zwłaszcza w przypadku chorób przewlekłych skonsultowałabym z lekarzem prowadzącym. Po prostu zapytałabym, czy całą dokumentację trzymać, czy jednak część jest już z uwagi na upływ czasu bezwartościowa.

Natomiast wyników badań kontrolnych, chociażby z krwi, myślę, że śmiało po roku czasu można się pozbyć, gdyż nie przedstawiają już żadnej wartości, ewentualnie porównawczą.

 

Są też takie dokumenty, które powinny towarzyszyć nam przez całe życie.

Nie wyrzucamy:

  • akt stanu cywilnego np. akt urodzenia, ślubu, zgonu,
  • dokumentów związanych z budową domu, zakupem mieszkania,
  • aktów notarialnych,
  • świadectw pracy, umów o pracę,
  • świadectw ukończenia szkoły/dyplomów,
  • polisy ubezpieczeniowej na życie.

Podsumowanie

Powyżej przedstawiłam ogólne ramy. Może się jednak okazać, że na Twoją sytuację mają wpływ indywidualne czynniki, które jednak pozwolą dany dokument wyrzucić lub termin przechowywania w Twoim przypadku będzie dłuższy.

Dodam też na koniec, że w przypadku dokumentów ciężko znaleźć złoty środek, który sprawdzi się w każdym przypadku. Za nim wyrzucisz, ale także za nim postanowisz, że dany rodzaj dokumentacji chcesz przechowywać, zastanów się czy Twoja sytuacja nie jest specyficzna lub wyjątkowa.
Decyzję musisz podjąć sama. Nikt Cię z tego obowiązku nie wyręczy. Proponuję, abyś przeanalizowała ją pod kątem tego, czy dany dokument będzie miał dla Ciebie w przyszłości istotną wartość lub czy w przyszłości będziesz musiała odnieść się do jego treści.

Pytania pomocnicze

Jeśli sprawia Ci to wyjątkową trudność proponuję zadać sobie pytania pomocnicze:

  • Czy w ostatnich kilku latach korzystałam z tej dokumentacji? Jeśli tak to ile razy?
  • Dlaczego chcę przechowywać ten dokument? Czy w przyszłości będzie miał dla mnie wartość? Jeśli tak, to jaką?
  • Czy gdy zajdzie taka potrzeba mogę zdobyć ten dokument?
  • Ile czasu muszę zarezerwować na zdobycie tego dokumentu a ile czasu zajmie mi opieka nad tym dokumentem w domu? Mam tu na myśli takie czynności jak przechowywanie, segregowanie, układanie, szukanie.

Mam nadzieję, że w dzisiejszym wpisie znajdziesz odpowiedź na pytanie, jak długo trzymać dokumenty, które najczęściej występują w naszych domowych archiwach. Jeśli brakuje, którejś z kategorii dokumentów lub jeśli Twoim zdaniem coś należy uzupełnić, koniecznie daj znać!

Powodzenia w porządkowaniu dokumentów!


Jak u Ciebie wygląda sprawa przechowywania dokumentów
i terminów z tym związanych?
Masz już to za sobą czy wyzywanie przed Tobą?

Spodobał Ci się wpis? Proszę, podaj dalej. Dziękuję!
FacebookPinterestEmail

Dodaj komentarz