Porządek na biurku a efektywność pracy

Porządek na biurku a efektywność pracy

W drugi poniedziałek stycznia obchodzimy dzień sprzątania biurka. Więc ten dzień przypada dokładnie dziś. Przyznam, że patrząc już jakiś czas temu na ten dzień w kalendarzu, naszło mnie małe natchnienie. Nie do sprzątania oczywiście. Sądzę, że z tym każdy sobie poradzi samodzielnie bez dodatkowych rad czy sugestii, ale do przemyśleń na temat porządkowania i biurka.

 

Biurko przeważnie kojarzy nam się z pracą i tak właściwie jest. To przy nim wykonujemy różnego rodzaju zadania. Mnie tym bardziej kojarzy się od razu w ten sposób, bo moja praca należy do typowo biurowych. Ponadto także w domowym zaciszu najczęściej pracuję w8łaśnie przy biurku, ostatnio praktycznie wyłącznie. Rzadko opuszczam to miejsce, ale to dlatego, że sprzyja mojej efektywności. Oczywiście, wtedy kiedy jestem w domu, bo pracuję także w pociągu, rankiem, w drodze do pracy. Powroty mam zarezerwowane na drzemkę, która z założenia ma zregenerować moje siły, by z nową energią pracować jeszcze po powrocie do domu. Nie zawsze się to jednak udaje, ale bez drzemki jest to praktycznie niemożliwe.

Chciałabym, żebyśmy dziś właśnie porozmawiali na temat efektywności pracy przy biurku. Każdy z nas jest inny i u każdego z nas sprawdzi się coś innego. Dlatego poniżej znajdziesz przykładowy zestaw pytań, które mam nadzieję, wpłyną na poprawę Twojej efektywności lub przynajmniej zainspirują Cię do przemyśleń na ten temat i może udoskonalisz coś w tym obszarze.

 

Czy rzeczy, których najczęściej używasz znajdują się w pobliżu Twojego biurka?

Niewątpliwe właściwa organizacja rzeczy niezbędnych do pracy jest kluczem do sukcesu. Bo czy racjonalnym jest odchodzenie od biurka i szukanie, czy to długopisu, notatek, kartek na zapiski? Każdy z nas odpowie, że nie. Jednak czy każdy do tej, jakże oczywistej oczywistości się stosuje? Przypuszczam, że nie … Możliwe jednak, że błędnie założyłam i piszę o własnych doświadczeniach, gdyż …
Ja w dalszym ciągu tego najlepszego porządku dla moich rzeczy szukam. Przestawiam, ustawiam, dokładam, ujmuję i zastanawiam czy tak już jest optymalnie. Nie, jeszcze nie jest i działam dalej. Nawet to lubię. Znalezienie tego właściwego sposobu organizacji jest takim momentem, w którym masz ochotę krzyknąć „Eureka” i cieszysz się jak dziecko. Jest w moim otoczeniu kilka takich elementów, bez których trudno mi się obejść. Należy do nich:

  • notes na podręczne notatki i zapiski – nareszcie jedno miejsce, w którym notuję, żeby potem nie szukać notatek, karteczki i karteluszki też jeszcze się zdarzają, ale już coraz rzadziej;
  • piórnik, samodzielnie uszyty, z niezbędnymi materiałami biurowymi;
  • stojak – organizer na biurku, w którym trzymam potrzebne do pracy materiał: książki, segregatory z notatkami, dziennik, notesik do list „to do” – mieliście przyjemność się już poznać;
  • segregator – pojemnik, w którym przechowuję bieżące sprawy do załatwienia i które staram się sukcesywnie załatwiać;
  • karton wraz z systemem teczek zawieszkowych, w których trzymam całą naszą domową dokumentację. Sięgam do niego z różną częstotliwością, ale lubię mieć je pod ręką, gdyż cieszy mojego oko, a dodatkowo bardzo przyjemnie się z niego korzysta;
  • kredki, których używam do karty monitorującej nawyki – odrobina koloru ;);
  • kalendarz biurkowy, który dopiero nie dawno trafił na moje biurko, a który bardzo usprawnił moją pracę – spojrzę i od razu widzę, co mnie w danym tygodniu czeka (dlaczego tak późno?);
  • złoty, mały wazonik z kwiatami, fakt sztucznymi, ale lubię jego towarzystwo, co z resztą widać na zdjęciach – dość często mi towarzyszy;
  • kotki w pobliżu, zwłaszcza wtulający się we mnie Chrupek – chociaż niekiedy działają także jako rozpraszacze ;).

Jest też kilka takich, które w dalszym ciągu mnie irytują. Uwaga! Dalsza część dla ludzi o mocnych nerwach, gdyż niektóre z nich mogą wydać się Wam nieprawdopodobne i wręcz absurdalne. Jednak trzeba pamiętać, że każdy z nas ma inaczej.

I tak mam tu na myśli:

  • długopisy i inne materiały piszące w biurkowym organizerze, które nie tworzą stylowej kompozycji, tylko każdy z nich jest z innej parafii – w tym miejscu przyznam, że tworzenie niniejszego wpisu zaprocentowało, bowiem pisadła wszelakiej maści uporządkowałam: część wyleciała do kosza, cześć trafiła do piórnika, część oddałam na biurko męża (jemu to nie przeszkadza, chyba), a część mniej używanych schowałam do pudełka i trzymam w pobliżu, ale już nie w zasięgu mojego wzroku.
  • dywanik, który dba o moje stopy, aby było im przyjemnie, jadnakże ciągle się ściąga i kotłuje;
  • kable, które tworzą zwarty gąszcz.

Na pewno znalezienie tej jedynej optymalnej organizacji niezbędników do pracy wpłynie na poprawę mojej efektywności. Nie jest też tak, że ja, zamiast pracować szukam najlepszego sposobu organizacji. Pozwalam sobie na to wtedy, gdy faktycznie mogę. Najczęściej wygląda to w ten sposób, że wychwytuję te momenty, w których coś jest nie tak. Nie trudno to obecnie uchwycić, gdyż najczęściej towarzyszy temu grymas na twarzy i poirytowanie. Wówczas pojawia się myśl „Musisz to uporządkować inaczej” i najlepiej to zapisać, by nie umknęło. Zdarza mi się powracać do tego samego problemu po kilka razy, dlatego pojawiła się rada, żeby zapisać 😉

Czy wiesz, co naprawdę sprzyja Twojej efektywności pracy przy biurku?

Pytając o to, mam na myśl trzy różne alternatywy: zabałaganione biurko, puste biurko i uporządkowane biurko. O dwóch pierwszych mówił Albert Einstein, który pytał retorycznie „Jeżeli zabałaganione biurko jest oznaką zabałaganionego umysłu, to czego oznaką jest puste biurko”.

Tak naprawdę nie ma znaczenia, co ktoś lubi lub co inni uważają na ten temat. Najistotniejsze jest to, czy Ty wiesz, co się u Ciebie sprawdza? Możliwe, że lepiej będzie Ci się pracować w uporządkowanej przestrzeni, także na biurku, być może oprócz narzędzia do pracy nie potrzebujesz mieć na biurku niczego innego, a może jednak twórczy chaos jest Twoim sprzymierzeńcem. Najważniejsze jest, żeby to zdiagnozować.

Ja już wiem. Rozpoczynając pracę, nie wyobrażam sobie mieć na biurku chaosu i nieistotne jest dla mnie czy jest to twórczy chaos. Koniec kropka. Nie potrafię się skupić w bałaganie. Nie jest tak, że to jest wymówka, żeby pracy nie rozpocząć, bo ja na ogół bardzo lubię pracować. Jednak prawda jest też taka, że zamiast pracować, porządkowałam biurko. Dziś zmieniłam swoje przyzwyczajenia. Na koniec dnia biurko porządkuję, przygotowuję do dnia następnego. Wówczas siadam i mogę od razu przystąpić do działania. Ostatnio także staram się ćwiczyć nowy nawyk sporządzania listy zadań do zrobienia na drugi dzień. Nabywam nowych umiejętności, a dzielę się tym w ramach cyklu Nie gubię czasu.

O dziwo rozpoczynając pracę przy biurku, bardzo lubię mieć porządek, wszystko musi mieć swoje miejsce. Jednak zauważam to jedynie na samym początku pracy. Później biurko i tak ogarnie twórczy chaos, a ja z tym nie walczę, już. Nauczyłam się, że tak już mam. Po skończonej pracy biurko wraca do poprzedniego stanu. W trakcie pracy pozwalam sobie na nieporządek.

 

Czy stanowisko pracy jest wygodne?

Znowu oczywistość. Jednak pytam o to, bo sama muszę odpowiedzieć przecząco. Niestety, nie jest. Brrr. Wydaje mi się, że problemem w moim przypadku będzie krzesło. Niestety dotychczas nie znalazłam takiego, które w pełni odpowiadałoby mojej fizjonomii. Większość krzeseł jest dla mnie zbyt głęboka i wówczas plecami nie dosięgam do oparcia. Zdarza się, że potrafię bardzo długo, praktycznie z oparcia nie korzystać. W domu mam podłożoną poduszkę, ale też muszę sobie o tym przypomnieć, aby ją właściwie ułożyć. Przeważnie przypomnę sobie o tym lub raczej moje ciało mi o tym przypomni, gdy ścierpnę. Podobnie jest w pracy, tylko tam nie mam poduszki. Chyba najwyższy czas coś z tym zrobić, bo mimo że obecnie nie odczuwam jakoś dotkliwe skutków takiej pozycji, to przypuszczam, że nie potrwa to wiecznie. Może jakieś propozycje, jak sobie z takim problemem poradzić?

 

Czy biurko jest Ci właściwie potrzebne?

Zadaję to pytanie także sobie. I odpowiedź wcale taka prosta nie jest. Pracuję w pociągu, więc za biurko robią moje kolana i do pracy potrzebuję wyłącznie komputer. Przeważnie piszę bez większych utrudnień, choć ostatnio warunki są faktycznie mało sprzyjające, gdyż pociąg jeździ wyjątkowo mały, a podróżnych jest jednak całkiem sporo. To czasami zdecydowanie nie wpływa na poprawę mojej efektywności. Jednak przeważnie nie przeszkadza. Jestem w stanie się wyłączyć i pracować, chociażby nad wpisem blogowym.

Ponadto w ubiegłoroczne wakacje, kiedy przygotowywałam stronę internetową także nie potrzebowałam biurka. Pracowałam w różnych miejscach, a w tym czasie towarzyszyło mi mobilne biuro stworzone z kartonu, tak aby pod ręką mieć zawsze najpotrzebniejsze do pracy rzeczy, zwłaszcza notatki.

Jednak prawda jest taka, że lubię także pracować przy biurku. Najczęściej, gdy wykonuję rutynowe zadania. Wtedy kiedy mam na liście do zrobienia zadania techniczne związane z blogiem, to w grę wchodzi wyłącznie biurko. Pozostałe miejsce sprawdzają się w przypadku pracy koncepcyjnej, gdzie potrzebuję tylko swoich myśli i narzędzia do zapisywania.
Podsumowując, biurko jest mi potrzebne do pracy, ale nie jest warunkiem koniecznym.


 

Każde z postawionych pytań, to praktycznie temat rzeka. Mogłabym pisać i pisać. Tak naprawdę pewnie dlatego, że właściwa diagnoza jest już w mojej głowie od dawna. Zapewne odpowiedź na te pytania zajmie Ci chwilę. Możliwe, że nie odpowiesz sobie od razu. Potrzebna będzie obserwacja swoich zachowań i przyzwyczajeń. Jednak postawienie właściwej diagnozy, to już bardzo dużo. Mamy punkt zaczepienia, punkt startu. Wiemy, gdzie powinniśmy zacząć. Wszystkie nieprawidłowości, powoli małymi krokami możemy eliminować. Nie będzie to zadanie łatwe, zmiana swoich przyzwyczajeń zawsze jest trudna. Znajdź w sobie pokłady cierpliwości i działaj – małymi krokami do celu. Powodzenia.

 

A jak Twoje biurko?
Lubisz ? Nie lubisz?
Co się sprawdza? A co byś zmieniła?

Spodobał Ci się wpis? Proszę, podaj dalej. Dziękuję!
FacebookPinterestEmail

Ten post ma 2 komentarzy

  1. safir

    Do krzesła polecam poduszkę ortopedyczną – skutecznie podpiera część lędźwiową pleców. Przede wszystkim można ją dostosować do własnych potrzeb regulując wysokość mocowania do oparcia krzesła (za pomocą „gumy”). Dostałem taką poduszkę jako prezent urodzinowy od żony i szczerze polecam – na stałe towarzyszy mi w pracy.

    Odnośnie miejsca pracy, chciałbym zwrócić uwagę na jeszcze jedną rzecz – co do zasady człowiek kojarzy sobie określone miejsca, z określonymi zadaniami. Obecność w danym miejscu „nastraja” człowieka do pracy/relaksu/zabawy. Na studiach to samo biurko (stół) służyło mi do jedzenia, rozrywki (komputer – filmy, gry itp) i nauki. Odczuwałem wyraźnie minusy takiej sytuacji, dlatego zdecydowałem się uczęszczać do biblioteki – czytelni uniwersyteckiej. Tam znalazłem swoje miejsce, swój stolik, do którego wracałem o ile ktoś go wcześniej nie zajął. Od tego czasu łatwiej było mi się uczyć, pracować. Dodatkowym plusem było to, że miałem świadomość zaangażowania czasu koniecznego na dotarcie do biblioteki, więc jeśli już się tam wybrałem, to popracowałem dłuższy czas i nieskuteczne były pokusy np. drzemki, bo pozbawiałem siebie na okres obecności w bibliotece takiej możliwości.

    1. ANNA STUDNICKA

      O dziękuję za polecenie! Myślę, że taka poduszka powinna załatwić problem. Muszę się rozejrzeć.
      Miło słyszeć, że żona tak o Ciebie dba. Super!
      .
      Odnośnie miejsca pracy, bardzo słuszna uwaga i w pełni się z nią zgadzam. Super, że opisałeś swoje doświadczenia. Na tym przykładzie idealnie widać poszukiwania do lepszej efektywności pracy.
      W moim przypadku to biurko nastraja mnie do wykonywania rutynowych czynności, bo przypomina o tym, że „tu się pracuje” 😉

      Pozdrawiam 🙂

Dodaj komentarz