Porządkowanie dokumentów. Od czego zacząć?

Porządkowanie dokumentów. Od czego zacząć?

Dzisiejszy wpis jest pierwszym z cyklu DOKUMENTY, w ramach którego będziemy porządkować tę właśnie kategorię rzeczy. Jeśli ta tematyka Cię interesuje, to zapraszam w poniedziałki. Poniedziałek na Nie Gubię! jest dniem publikacji wpisów na temat porządkowania przestrzeni. Temat potraktujemy wyczerpująco, tak abyś miała solidne fundamenty. Jeśli dany wycinek z porządkowania dokumentów szczególnie Cię interesuje, daj mi koniecznie znać w komentarzu. W kolejnych wpisach rozłożymy to na czynniki pierwsze i rozwiejemy wszelkie wątpliwości. W przypadku, gdy wpis jest już zaplanowany, to wspominam o tym w treści artykułu.

Porządkowanie dokumentów może przerażać. Kartki papieru są cieniutkie i bardzo łatwo wpaść w pułapkę przechowywania ich w nadmiarze. Bezmyślnie wrzucamy do szafek, szuflad i upychamy w segregatorach, nie zawsze zastanawiając się, czy dany dokument jest nam rzeczywiście potrzebny. Być może spełnił już swoje zadanie i jego miejsce jest
w koszu, a nie w naszym otoczeniu.

Zapewne wielu z nas ma problem z ilością dokumentów, a także z właściwym ich przechowywaniem. Nierzadko w domach piętrzą się stosy dokumentów i innych papierów, z którymi nie do końca wiadomo co zrobić, jak długo przechowywać, czy będą jeszcze potrzebne itd.

Porządkowanie dokumentów jest zadaniem niezwykle ważnym, gdyż zawsze powinniśmy być w stanie, bez większego trudu, odnaleźć dokumenty, które w danej chwili są nam potrzebne. Nie trzymanie porządku w tej przestrzeni jest najzwyczajniej
w świecie marnowaniem naszego czasu. W końcu ile możemy tracić czasu na szukanie? (coś o tym wiem…) Po co zatem narażać się na niepotrzebny stres?

Dzisiejszy wpis pomoże uporządkować tę przestrzeń.
Skuteczność gwarantowana!

Mam nadzieję, że jesteś już po lekturze wpisu Od czego zacząć porządkowanie? ,
bo w ramach cyklu Dokumenty zabieramy się już za konkretne działania dotyczące tej kategorii rzeczy. Jeśli nie zachęcam Cię do przeczytania tego właśnie artykułu, aby chęć do działania w obszarze porządkowania utrzymać jak najdłużej.

Doskonale zdaję sobie sprawę, że porządkowanie dla wielu z Was będzie wyzwaniem. Przeszukując internet, trafiłam na wiele opinii typu „nie cierpię tego robić”, „to nie dla mnie”. Nie ma co ukrywać, nie jest to zadanie najprzyjemniejsze na świecie. Chociaż będą i tacy, którzy lubią to robić. Ja na przykład czerpię największą radość z samego układania, nieważne czy dokumentów, czy ubrań. Układanie sprawia mi dużą przyjemność i nie mylmy tego ze sprzątaniem, bo w tym przypadku ewidentnie musi być wena, która sama w sobie rzadko do mnie przychodzi.

Na dobry początek zastanów się, proszę:
1. czy wolisz uporządkować dokumenty?
2. czy jednak wolisz szukać tego właściwego dokumentu w chwili, gdy jest Ci potrzebny?

Jeśli wybrałaś drugą opcję, to proszę nie czytaj dalej, bo wpis nie jest dla Ciebie i tylko zmarnujesz swój czas. Natomiast jeśli wybrałaś opcję pierwszą, to mam nadzieję, że oprócz twojego dlaczego dla porządkowania (więcej tutaj), będzie to wystarczająca motywacja do działania.

Do sedna zatem.

Jakie cechy powinien mieć właściwy system organizacji dokumentów?

 

Po pierwsze:

Powinien być Twój, dostosowany do Twoich indywidualnych upodobań
i potrzeb, o ile porządkujesz swoje papiery. Natomiast wszelkie dokumenty dotyczące chociażby rodziny powinny odpowiadać potrzebom rodziny, a nie tylko Twoim. Jeśli będzie inaczej, nie utrzymasz porządku w tym obszarze, czyli temat będzie wracał jak bumerang albo zawsze będziesz proszona o odnalezienie jakiegoś papieru, czyli będziesz niepotrzebnie angażowana. Nie zależy nam na tym, żeby stale przy tym pracować. Raz
a dobrze, a później jedynie odpowiednio pielęgnować.

Dodatkowe wyjaśnienie:
Kładę bardzo duży nacisk na indywidualne podejście, bo przy okazji zastanawiasz się, czy to Ci odpowiada, czy to jest dla Ciebie dobre. Sama ostatnio, tak właśnie robię. Takie nastawienie powinno nam wejść w nawyk, bo odpowiadając na te pytania, dajemy sobie szansę na poznawanie siebie. Wierzę, że taka postawa może jedynie procentować.

 

Po drugie:

Powinien być łatwo dostępny. Wszystkie dokumenty powinniśmy móc odnaleźć bez większego wysiłku w czasie, w którym danego dokumentu potrzebujemy. W zasadzie
po to właśnie dokumenty przechowujemy. Prawda?

 

Po trzecie:

Powinien być łatwy w użytkowaniu przez każdego użytkownika, czyli powinien być prosty i przejrzysty. Logiczne kategorie powinny umożliwić odszukanie potrzebnej informacji, w jak najkrótszym czasie. Bez trudu powinniśmy także dodać kolejne kategorie, które mogą się pojawić za jakiś czas bez konieczności przebudowy całego systemu.

Wiedząc, jak powinien być skonstruowany właściwy system organizacji dokumentów, możemy przejść do działania. To ono, jak zawsze, jest kluczem do sukcesu.

Porządkowanie dokumentów podzieliłam na następujące etapy:

1. Zgromadź wszystko w jednym miejscu

 

Może to być szafka, szuflada lub karton. Ważne, żeby wszystko było w jednym miejscu. Tym sposobem zdamy sobie sprawę z czym, musimy się zmierzyć i jeśli tych dokumentów będzie naprawdę dużo to może w przyszłości zachęci to nas do większej systematyczności w zarządzaniu domową dokumentacją.
Przejrzyj wszystkie zakamarki w domu zanim przystąpisz do pracy, pomyśl gdzie odkładasz dokumenty. Mam na myśli gazetniki, papiery przypięte na lodówce, szafki w pokoju dziennymi, w kuchni itd. Przejrzyj dosłownie wszystko. Dzięki temu zaoszczędzisz naprawdę sporo cennego czasu. Późniejsze układanie pojedynczych dokumentów może być naprawdę drogą przez mekkę. Więc nie dokładajmy sobie niepotrzebnie pracy.

 

2. Koncepcja – czyli Twój system przechowywania dokumentów

Niezależnie od tego, jaką ilością dokumentów dysponujesz najważniejszą kwestią jest stworzenie systemu, który się sprawdzi w Twoim przypadku. Jeśli system będzie zbyt skomplikowany, łatwo się do niego zniechęcisz, a stosy papierów będą narastać. Tworzony przez ciebie system musi być prosty i niezawodny. Pomyśl o tym w ten sposób, że chcesz powiedzieć komuś, co się gdzie znajduje i w ten sposób twórz koncepcję swojego systemu przechowywania dokumentów.

Jako kierunkowskaz doskonale posłużą Ci cechy dobrego systemu organizacji dokumentów, które wymieniliśmy powyżej.

Zanim jednak przystąpisz do pracy koncepcyjnej przygotuj notatnik i długopis. Warto wszystko na bieżąco zapisywać, żeby nic nie umknęło.
Następnie dokonaj przeglądu dokumentów. Jeszcze ich nie układaj, tylko zapoznaj się z czym masz do czynienia. Poniżej zamieszczam zestaw pytań pomocniczych, które pomogą Ci zarówno w dokonaniu przeglądu, jak i opracowaniu strategii dla Twojego systemu przechowywania dokumentów.

  1. Z jakimi dokumentami mam do czynienia? Jakie rodzaje dokumentów są
    w moim posiadaniu? – na tej podstawie przygotujesz listę kategorii.
  2. Gdzie chcę przechowywać dokumenty? Szafka, szuflada, karton?
  3. Jakiego formatu, jaki rozmiar mają dokumenty przeze mnie przechowywane?
  4. W jakim celu dany dokument chcę przechowywać? Po co?
  5. Według jakich kryteriów będę układać dokumenty? Ustal własną technikę segregacji (według roku, kategorii, członków rodziny itp.) i się tego trzymaj.
  6. Jakich akcesoriów do przechowywania dokumentów będę potrzebować? Teczek, skoroszytów, kartonów, segregatorów?
  7. Czy kolory pomogą mi w skuteczniejszym zarządzaniu dokumentacją?

Pamiętaj! System porządkowania ma być Twój! Będę powtarzać to do znudzenia. Daj sobie czas i chwilę się zastanów jaki sposób przechowywania dokumentów będzie najbardziej efektywny. Chwilowym modom mówimy stanowcze nie. Ponadto nie licz także na to, że ktoś powie Ci: to należy zrobić tak i tak. Nie! I jeszcze raz nie! System ma być Twój, więc na wszystkie pytania musisz odpowiedzieć samodzielnie. Można się inspirować, ale z mojego doświadczenia wynika, że i tak najlepsze efekty osiągasz wówczas, kiedy dasz sobie czas do namysłu i faktycznie zastanowisz się, co będzie najlepsze dla Ciebie. Dotyczy to także przechowywania dokumentów.

 

3. Segregacja

 

Przyszła pora na sortowanie dokumentów. Warto przygotować karteczki z nazwą poszczególnych kategorii dokumentów, aby łatwiej i szybciej przyporządkowywać dokumenty do danej kategorii. Nie będziemy musieli się zastanawiać, gdzie leży dana kategoria tylko od razu dokument trafi na właściwe miejsce.
Jeśli mamy wystarczającą ilość miejsca to warto kategorie ułożyć alfabetycznie. Wówczas jeszcze szybciej uporamy się z przypisaniem wszystkich dokumentów do danej kategorii.
W pobliżu niech będzie już przygotowany kosz na śmieci. Wszystko, co powinno tam właśnie trafić, niech od razu tam ląduje – niepotrzebne ulotki, nieaktualne gazetki promocyjne itp.

System organizacji dokumentów powinien zawierać tylko te informacje i dokumenty, które mają dla nas wartość, które będą nam rzeczywiście potrzebne. To bardzo istotne kryterium, które uchroni nas przed lawiną niepotrzebnych papierzysk.

Czym się zatem kierować podczas sortowania dokumentów? W Twoim posiadaniu powinny być tylko te dokumenty, które mają jasno określony cel: dokumenty obecnie używane, dokumenty przechowywane przez określony czas i dokumenty przechowywane bezterminowo.

Ważne, żeby wyraźnie oddzielić dokumenty wymagające naszej uwagi teraz. Będą to przede wszystkim rachunki oraz pisma, na które należy odpowiedzieć. Nie chcemy przecież zostać z nieterminowo opłaconymi rachunkami, a już tym bardziej płacić odsetek z tytułu nieterminowej płatności. Warto do tego celu przeznaczyć jedno miejsce i zawsze je tam odkładać. Rzecz jasna wszystko będzie łatwo odszukać, a na dodatek będziemy mieli pogląd ile pracy wymagają od nas dokumenty.
Po wykonaniu określonych czynności odkładamy w docelowe miejsce.

Przyznam, że nie od razu upinam wszystkie dokumenty do właściwych teczek. Wygospodarowałam „przejściowe” miejsce i zabieram się za to dopiero wówczas, gdy nazbiera się odpowiednia ilość, niewielki stos oczywiście. Tutaj potrzebna jest spora konsekwencja wewnętrzna i to nie jest rozwiązanie dla każdego. Więc zanim zaadoptujesz to rozwiązanie na własne potrzeby, zastanów się proszę, czy aby nie masz tendencji do odkładania spraw na potem, na potem … aż w końcu cały proces porządkowania będzie trzeba powtarzać od nowa. Jeśli obserwujesz u siebie takie tendencje, to po prostu tak nie rób i od razu odkładaj na miejsce docelowe.

Papiery o wartości sentymentalnej (listy miłosne, listy od przyjaciół, kartki z podróży itp.) odłóż do osobnego kartonu. Ich segregacją najlepiej zająć się osobno, ponieważ może to zająć zdecydowanie zbyt wiele czasu.

Są ogólne zasady, w jakich terminach przechowywać poszczególne dokumenty (pojawi się wpis na ten temat). Jednakże zawsze należy się zastanowić czy nasza indywidualna sytuacja nie wymaga innego podejścia.

 

4. Układanie

Dokumenty posegregowane więc można przystąpić do układania. Nasze dokumenty upinamy w wybranych przez nas akcesoriach. Tematycznie i chronologicznie tzn. przyporządkowujemy do danej kategorii, a następnie układamy chronologicznie. Ja układam właśnie w ten sposób. Ważne, żeby wszystko było właściwie opisane.
Jeśli dana kategoria tego potrzebuje to warto wydzielić podkategorie w danej teczce. Wówczas jeszcze sprawniej będziemy poruszać się po naszym systemie organizacji dokumentów.

Jeśli lubisz kolory to zastanów się, czy tego nie wykorzystać. Warto poszczególne grupy tematyczne kategorii oznaczyć różnymi kolorami, z których każdy będzie służył do przechowywania innego rodzaju dokumentów.

Jeśli dokumentów jest tyle, że nie da rady uporządkować ich w jedno popołudnie to dokumenty już posegregowane najlepiej spiąć klipsem biurowym, oznaczyć kategorią i ułożyć w osobnym kartonie. Na drugi dzień po prostu wyłożyć i pole do działania od razu gotowe.

Warto jednak podjąć wyzwanie i próbować uporać się z tym zadaniem w ciągu jednego popołudnia. Wówczas nie będzie obaw, że odpuścisz w środku procesu porządkowania. Wszystko jednak zależy, z jaką ilością dokumentów masz do czynienia oraz jaką ilością czasu dysponujesz. Nic na siłę, bo to najlepsza droga do zniechęcenia.

 

To, co może Ci dodatkowo pomóc w procesie porządkowania:

  • Rozważ czy nie potrzebujesz wsparcia w postaci bliskiej osoby. Może masz tendencje do zbierania i ciężko Ci będzie zdecydować, które dokumenty są ważne, a których już nie potrzebujesz. Pomoc siostry czy przyjaciółki może być w tym przypadku nieoceniona.
  • ƒUlubiona muzyka w tle podczas sesji porządkowania, na pewno uprzyjemni ten czas.

Wiesz już, od czego zacząć. Sądzę, że wpis wyczerpująco potraktował ten temat. Nie ma żadnych wymówek. Czas przystąpić do działania. Powodzenia!




A może masz inne pomysły, od czego zacząć porządkowanie dokumentów?
Z chęcią o nich usłyszę.
Jeśli porządkowanie dokumentów już za Tobą,
to podziel się z nami sprawdzonymi sposobami.

 

Spodobał Ci się wpis? Proszę, podaj dalej. Dziękuję!
FacebookPinterestEmail

Ten post ma 2 komentarzy

  1. Aleksandra

    robilam to ze swoim ‚starym ” rok temu , caly karton papierow poszedl w kosz !! niestety\ stety czeka mnie\ nas to ponownie .wszystko mam w segregatorach jeden moj , drugi starego, trzeci dziewczyn oraz inne dotyczace aut , ubezpieczen , starych wynjamow mieszakan . jak narazie system sie sprawdza 🙂 😀

    1. ANNA STUDNICKA

      Bardzo dobrze, że system zbudowany i się sprawdza. Dokumenty, to wcale nie taka prosta sprawa do ogarnięcia 😉 Oczywiście zapraszam po dodatkowe inspiracje.
      Dlaczego czeka Was powtórka?

Dodaj komentarz