Porządkowanie dokumentów w domu – niezbędne akcesoria

Porządkowanie dokumentów w domu – niezbędne akcesoria

Witam w kolejnym wpisie z cyklu Dokumenty, w ramach którego tworzymy kompendium wiedzy na temat porządkowania dokumentów w domu. Jest to trzeci artykuł z tej serii. Jeżeli temat porządkowania dokumentów szczególnie Cię interesuje, to zapraszam do pozostałych wpisów na ten temat. Listę opublikowanych artykułów z tej serii umieściłam w spisie treści w zakładce Dokumenty.

Porządkowanie dokumentów i ich przechowywanie wbrew pozorom nie jest rzeczą łatwą. Nie sztuką wszystko wrzucić na jedno miejsce, a później godzinami przeszukiwać w celu odnalezienia tego jednego papieru, który akurat jest nam potrzebny. Warto, dla zachowania porządku, wykorzystać specjalnie do tego celu przygotowane narzędzia. Jednakże ilość dostępnych na rynku akcesoriów do przechowywania dokumentów może naprawdę przyprawić o zawrót głowy. Od wyboru do koloru. Zamiast popchnąć porządkowanie dokumentów do przodu utkniemy na wyborze właściwych akcesoriów do przechowywania. Dzisiejszym wpisem postaram się temu zapobiec.

Po kolei. Zanim wybierzemy się na zakupy, powinniśmy mieć jasno sprecyzowaną listę niezbędnych rzeczy. Wówczas będziemy mieć pewność, że nasze dokumenty będą właściwie przechowywane, a my nie wydamy niepotrzebnie pieniędzy na coś, co w ogóle nam się nie przyda, okaże się zbędne lub najzwyczajniej w świecie jest niedostosowane do naszych dokumentów. Niezbędny zatem będzie krótki przegląd dokumentów, który umożliwi rozeznanie się w sytuacji i określenie czego tak naprawdę potrzebujemy. Musimy określić przede wszystkim format dokumentów, ich ilość oraz rodzaje. Pamiętaj, zawsze warto ograniczyć liczbę posiadanych rzeczy, w tym także dokumentów. To zawsze przynosi wymierne efekty.

Po dokonanym przeglądzie może się okazać, że wszystkie niezbędne akcesoria mamy w już w domu. W tym zakresie także warto zrobić rozeznanie i wykorzystać to, co już jest, by niepotrzebnie nie zagracać domowej przestrzeni.

Jeżeli jednak stwierdzisz, że musisz wybrać się na zakupy, to poniższy przegląd akcesoriów do przechowywania dokumentów na pewno Ci się przyda i ułatwi sporządzenie listy zakupów. Wraz z opisem funkcjonalności poszczególnych akcesoriów omawiam ich wady i zalety. Wszystko po to, aby ułatwić Ci wybór najlepszej opcji dla siebie.

AKCESORIA DO PRZECHOWYWANIA DOKUMENTÓW

Segregator

Bohaterem pierwszego ujęcia jest segregator, czyli pojemnik służący porządkowaniu przedmiotów, w naszym przypadku dokumentów, w sposób ułatwiający ich przeszukiwanie. Przypuszczam, że jest to najpopularniejsza forma przechowywania dokumentów. Myślę, że segregator doskonale sprawdzi się do przechowywania dokumentów bieżących takich, które wymagają od nas jakiejś akcji, jakiegoś działania np. rachunki do zapłacenia, pisma wymagające odpowiedzi itp.

Przy wyborze warto zwrócić uwagę na następujące kwestie:

  • materiał, z którego segregator jest wykonany – mamy segregatory drewniane (wspaniała opcja do diy, jeśli ktoś lubi), kartonowe, wykonane z tworzyw sztucznych;
  • sposób wykonania: gotowe lub do złożenia – zastanów się, co chcesz w nich przechowywać. Jeśli np. czasopisma to potrzebujesz solidnego produktu, czyli wybierz produkt gotowy – wówczas dno nie będzie się odkształcać. Natomiast jeśli ma służyć do przechowywania dokumentów bieżących, wystarczy kartonowy. Może to nawet lepsze rozwiązanie, bo będzie Cię mobilizować do systematycznego odkładania dokumentów na miejsce docelowe. Przepełniony na pewno się rozsypie, a Ty będziesz mieć sporo dodatkowej pracy.
  • wymienne etykiety — możliwość zastosowania wymiennych etykiet spowoduje, że przedmiot będzie mógł być wykorzystany wielokrotnie, również w drodze eksperymentów na różne cele;
  • kolor — pomyśl: czy chcesz, aby Twój segregator krzyczał „Tu jestem!” lub czy chcesz, aby wkomponował się w otoczenie. W zależności od własnych preferencji wybierz odpowiednią opcję. Dla mnie oczywistym wyborem jest opcja druga. Bardzo nie lubię jak ktoś lub coś na mnie krzyczy.
  • dodatkowe akcesoria – jeśli segregator ma służyć do przechowywania wszystkich Twoich dokumentów, to warto zakup uzupełnić o dodatkowe akcesoria, jak teczki czy chociażby klipsy i posegregować tematycznie. Trzymanie wszystkiego razem, bez odpowiedniej segregacji, nie będzie dobrym pomysłem. Odnalezienie potrzebnej rzeczy po prostu będzie trwało zbytu długo.

Zalety

  • prostota obsługi;
  • łatwy dostęp do wszystkich zgromadzonych danych;
  • obok funkcji podstawowej może pełnić także funkcję dekoracyjną, tzn. może stanowić ciekawy element wyposażenia naszej przestrzeni – tani i szybki sposób;

Wady

  • brak lub przynajmniej ja nie widzę

Chociaż na myśl przychodzi mi jedna kwestia naprawdę godna uwagi, a mianowicie wybór segregatora z nieodpowiedniego materiału, o czym już wspominałam. Może się to skończyć niepotrzebną, dodatkową pracą. Coś o tym wiem, niestety. Jest to jednak wada nie tyle, samego przedmiotu, co raczej użytkownika ;).

Akcesoria uzupełniające: teczki, skoroszyty, klipsy.

Segregator biurowy

Bohaterem drugiego planu jest segregator biurowy, czyli kuzyn naszego segregatora — najczęściej spotykany rodzaj segregatora. Rozwiązanie bardzo popularne w przestrzeni biurowej, w domowej pewnie też.

Przy wyborze warto zwrócić uwagę na następujące kwestie:

  • jakość wykonania – zawsze lepiej sprawdzi się przedmiot o solidnym wykonaniu, bo posłuży nam długie lata,
  • sposób otwierania – zastosowanie dźwigni lub mechanizmu kołowego wpływa na wygodę użycia,
  • dociskacz – zapewni większą stabilność przechowywanych dokumentów,
  • ilość kół w mechanizmie – dostępne są segregatory 2, 4, 6 ringowe. Najłatwiej korzystać z segregatorów dwuotworowych, bo nasze dokumenty łatwo podziurkujemy i upniemy do segregatora. Natomiast im więcej otworów, tym większa stabilność przechowywanych dokumentów. Jednak wówczas sami odpowiednio musimy dziurkować kartki lub korzystać z koszulek, czego nie polecam. Dlaczego? Szczegóły poniżej.
  • wyposażenie w otwór na grzbiecie – również wygoda użycia, o wiele łatwiej taki segregator wyciągnąć z półki, zwłaszcza jeśli półka jest tej samej wysokości, co segregator;
  • dopasowanie do różnych formatów papieru – najbardziej uniwersalnym formatem do przechowywanych przez nas dokumentów będzie format A4, który pomieści także A3 (przy odpowiednim złożeniu w harmonijkę, zupełnie to nie przeszkadza w użytkowaniu), A5 i B5 (po prostu nie wypełnią całej dostępnej przestrzeni segregatora);
  • szerokość grzbietu – im szerszy grzbiet, tym więcej dokumentów zmieścimy. Warto się zastanowić czy wszystkie dokumenty chcemy trzymać w jednym segregatorze (oczywiście o ile pozwoli na to liczba dokumentów, którymi dysponujemy) czy lepiej pogrupować kategorie w pewne jednorodne zbiory i upiąć do różnych, mniejszych segregatorów,
  • kolor – podobnie, jak w przypadku segregatora – pojemnika.

Zalety

  • prostota obsługi;
  • łatwy dostęp do wszystkich zgromadzonych danych;
  • różnorodność, która pozwala znaleźć idealne rozwiązanie dla każdego.

Wady

  • brak lub przynajmniej ja nie widzę.

Akcesoria uzupełniające: tekturowe przekładki, przekładki samoprzylepne, koszulki.

Teczki harmonijki

Teczki harmonijkowe składają się z kilku lub kilkunastu kieszeni, które od razu umożliwiają organizację dokumentów. Dodatkowo wyposażone są w wymienne etykiety, które umożliwiają opis zawartości poszczególnych przegródek. Rozwiązanie polecane w przypadku, gdy w jednej teczce chcemy trzymać różne dokumenty, ale dotyczące jednej sprawy.
Moim zdaniem jednak teczki harmonijkowe bardziej utrudniają przechowywanie dokumentów, niż je ułatwiają. Mam to rozwiązanie również u siebie w domu i zdecydowanie nie polecam. Obecnie trzymam tu gwarancje i instrukcje obsługi. W tym przypadku sprawdza się jeszcze jako tako, ale tylko i wyłącznie dlatego, że rzadko z tych dokumentów korzystam. Nie wyobrażam sobie używać tego narzędzia na co dzień. Próbowałam i nie zdało to egzaminu. Pojedyncze dokumenty trudno było do teczki włożyć. Może trafiłam na wyjątkowo oporny egzemplarz, ale zraził mnie na tyle mocno, że na pewno nie kupię i będę zakup odradzać innym. Teczka długo leżała nieużywana, bo żal mi było wyrzucić. W końcu trafiły tam gwarancje. Temat, który czeka na uporządkowanie. Więc w najbliższej przyszłości pożegnam się i z teczką harmonijkową. W moim przypadku problemem może być to, że moja teczka nie ma poszerzanych kieszeni. Jednakże nie jestem przekonana czy to rozwiązałoby wszystkie problemy z jej użytkowaniem. Zatem w dalszym ciągu nie polecam.

Przy wyborze warto zwrócić uwagę na następujące kwestie:

  • jakość wykonania,
  • liczbę kieszeni,
  • poszerzane kieszenie,
  • zapięcie: zamek, gumka.

Zalety

  • segregacja dokumentów, bez konieczności stosowania dodatkowych akcesoriów np. w postaci przekładek
  • możliwość przechowywania w jednym miejscu różnych dokumentów dotyczących tej samej sprawy.

Wady

  • to nie jest narzędzie przyjazne w użyciu, sporo czasu zajmuje zarówno układanie dokumentów, jak i ich wyjmowanie

Teczki na dokumenty, skoroszyty

Teczka to rodzaj okładki służącej do przechowywania dokumentów. Skoroszyt natomiast to teczka z przymocowanym wewnątrz urządzeniem do spinania luźnych kartek.

Przy wyborze warto zwrócić uwagę na następujące kwestie:

  • materiał wykonania – teczki tekturowe, z tworzywa sztucznego,
  • gramatura papieru w przypadku teczek i skoroszytów tekturowych,
  • sposób zapięcia – wiązanie, gumka, zatrzask,
  • możliwość wpięcia do segregatora – dodatkowe wyposażenia w listwę z oczkami.

Zalety

  • doskonale sprawdzą się w przypadku przechowywania dokumentów w szufladzie,
  • idealne rozwiązanie dla miłośników przechowywanie osobno różnych rodzajowo dokumentów.

Wady

  • materiał wykonania – jeśli często będziemy korzystać z dokumentów upiętych w teczkach lub skoroszytach, to szybko pojawią się na nich ślady użytkowania i zniszczenia. Niestety, z uwagi na materiał wykonania, jest to rozwiązanie najmniej trwale.

Koszulki

Przezroczyste koszulki wykonane z tworzyw sztucznych można wykorzystać do przechowywania dokumentów, których nie chcemy dodatkowo dziurkować np. certyfikatów ukończonych szkoleń czy kursów. To jednak nie musi być reguła. Często koszulki służą jako swojego rodzaju zakładka do oddzielenia dokumentów różnej treści. Uważam, że takie rozwiązanie bardziej utrudnia proces porządkowania dokumentów, niż ułatwia. Jeśli w jednej koszulce zgromadzimy wiele dokumentów, to nie są one dostępne od razu, tylko musimy je z koszulki wyjąć, przejrzeć i dopiero odszukamy interesujący nas dokument. Dobrze, nie zawsze trzeba wyjmować, ale szukanie w koszulkach do najprzyjemniejszych nie należy.

Przy wyborze warto zwrócić uwagę na następujące kwestie:

  • grubość folii – niektóre potrafią być tak cienkie, że nadają się jedynie do kosza na śmieci;
  • przezroczystość – na rynku dostępne są koszulki groszkowe lub krystaliczne, te drugie zawsze będą nieco droższe,
  • multiperforacja – umożliwia wpięcie do każdego segregatora.

Zalety

  • umożliwiają wpinanie dokumentów do segregatora bez perforowania papieru,
  • zabezpieczają dokumenty przed brudem, zalaniem czy płowieniem.

Wady

  • utrudniają przechowywanie dokumentów – zgromadzenie pliku dokumentów w ciasnej koszulce utrudnia odnalezienie tego potrzebnego w danym momencie.

Stosowanie koszulek ograniczyłabym do minimum. Ciekawą alternatywą dla koszulki, jeśli zależy nam na tym, żeby dodatkowo nie dziurkować kartek będzie teczka z klipsem z boku, która odpowiednio zabezpieczy dokumenty.

Teczki zawieszkowe

Ten rodzaj teczek postanowiłam opisać osobno, gdyż są to akcesoria do przechowywania dokumentów, które wykorzystuję u siebie w domu i dodam, że to rozwiązanie sprawdza się w moim przypadku idealnie.

Teczki zawieszkowe to teczki lub skoroszyty, które dodatkowo wyposażone są w listwę umożliwiającą zawieszenie, przez co z dokumentów korzysta się bardzo szybko i wygodnie. Teczki wymagają odpowiedniego miejsca przechowywania. Może to być pudło, karton, stojak lub specjalnie do tego celu przeznaczona szuflada. Dzięki temu od razu mamy pogląd na wszystkie nasze dokumenty w podziale na odpowiadające nam kategorie i bez dodatkowego przekładania wybieramy teczkę, będącą przedmiotem naszego zainteresowania. Dokumenty w teczkach mogą być przechowywane dwojako: luźno lub poprzez upięcie za pomocą metalowego uchwytu. Teczki papierowe, najczęściej mają przygotowany gotowy nadruk na teczce do opisania. Dodatkowo wyposażone są w wymienne identyfikatory, które możemy wykorzystywać wielokrotnie w zależności od rodzaju przechowywanych dokumentów. Wiadomo wraz z upływem czasu i wraz z nabywaniem doświadczenia w zakresie zarządzania naszymi domowymi papierzyskami mogą się zmienić nasze preferencje, co do przechowywania.

Przy wyborze warto zwrócić uwagę na następujące kwestie:

  • materiał wykonania – dostępne są teczki kartonowe oraz z tworzyw sztucznych,
  • boczek, który zabezpiecza wypadaniu dokumentów,
  • wyposażenie w wąsy, które umożliwiają wpięcie dokumentów,
  • poszerzane dno, dla większej liczby dokumentów,
  • wymienne etykiety.

Akcesoria uzupełniające: karton, pudło, pojemnik, kosz, rama, stojak na teczki zawieszkowe, wymienne identyfikatory.

Pamiętaj!

Prawidłowe przechowywanie dokumentów wymaga zastosowania skutecznego systemu – czyli Twojego systemu, dostosowanego do Twoich potrzeb i preferencji. Jeśli nie będziesz mieć dobrze przemyślanej koncepcji, to nie pomogą Ci w tym żadne akcesoria do przechowywania, również te najbardziej wymyślne.
W przypadku akcesoriów kluczem do sukcesu będzie wytrzymałość i funkcjonalność.

W następnym artykule z serii Dokumenty zaprezentuję przykładowe, ale konkretne sposoby przechowywania dokumentów, w tym mój własny, który będę rekomendować najbardziej.

 


Jakie są Wasze ulubione akcesoria do przechowywania dokumentów?
Może wskażecie inne plusy i minusy niż wymienione przeze mnie?
Jestem ciekawa Waszych opinii.

Spodobał Ci się wpis? Proszę, podaj dalej. Dziękuję!
FacebookPinterestEmail

Dodaj komentarz