Przechowywanie dokumentów – miejsce

Przechowywanie dokumentów – miejsce

Witam w kolejnym wpisie z cyklu Dokumenty. Jest to drugi artykuł z tej serii.
Jeżeli temat porządkowania dokumentów szczególnie Cię interesuje, to zapraszam do pozostałych wpisów z tej serii, których listę umieściłam w spisie treści. Lista ta sukcesywnie będzie się powiększać. Temat dokumentów zamierzam potraktować wyczerpująco.

Liczę, że wspólnymi siłami: wpisami uzupełnionymi o Wasze komentarze, opinie
i wnioski stworzymy miejsce, do którego inni będą chętnie zaglądać, o ile stanie przed nimi wyzwanie uporządkowania dokumentów. Chciałabym stworzyć kompendium wiedzy na temat porządkowania dokumentów, tak aby wskazówki dotyczące tego obszaru były szybko i łatwo dostępne dla zainteresowanych.

Ponadto, jeśli jesteś w trakcie porządkowania i chciałabyś, aby któryś wątek jeszcze bardziej rozwinąć, to zapraszam Cię do kontaktu mailowego lub pozostawienia komentarza. Chętnie zmierzę się z Twoim wyzwaniem i pomogę.

Dzisiejszym wpisem rozpoczynam serię związaną z przechowywaniem dokumentów. Jest to niezwykle istotna część procesu porządkowania dokumentów, gdyż wpływa na niezawodność całego systemu. Być może zastanawiasz się jaki system przechowywania dokumentów będzie dla Ciebie najlepszy. W kolejnych wpisach rozważmy różne opcje, zastanowimy się nad ich zaletami i wadami.

Liczę, że po lekturze tych wpisów:

  • wyznaczysz idealne miejsce do przechowywania dokumentów,
  • znajdziesz najlepsze akcesoria do przechowywania dokumentów
  • ustalisz najlepszy sposób przechowywania Twoich dokumentów tj. sposób zgodny z Twoimi oczekiwaniami i potrzebami.

W pierwszej kolejności musimy się zastanowić nad miejscem przechowywania dokumentów, gdyż to ono będzie definiowało pozostałe elementy naszej układanki.

 

Miejsce przechowywania dokumentów

Dokumenty najlepiej przechowywać w jednym miejscu, nie rozrzucać ich po całym domu. Miejsce to powinno być zlokalizowane najbliżej, oczywiście o ile to możliwe, naszego lokum gdzie zawsze pracujemy z dokumentami np. płacimy rachunki, tak aby były pod ręką. Czym się zatem kierować przy wyborze miejsca do przechowywania? Przede wszystkim dostępnością. To będzie nasz klucz do sukcesu. Nie może, a przynajmniej nie powinna, to być najwyższa szafka w całym domu z której, aby coś wyjąć musisz wziąć małą drabinkę. Wiem, coś na ten temat, bo mam u siebie w domu takie miejsca 😉 i lepiej, żeby były przeznaczone na rzeczy, po które sięgamy raz do roku.
W pośpiechu o różne, dziwne zdarzenia nie trudno. Więc dobrze pomyśl, również w kontekście swojego bezpieczeństwa, zanim wyznaczysz miejsce do przechowywania dokumentów.

Nawet jeśli takie miejsce masz już wyznaczone, to zastanów się, czy jest ono na pewno najlepszym rozwiązaniem. Być może wcale nie jest wygodne w użyciu i warto je zmodyfikować, tak aby korzystanie z dokumentów było przyjemnością?

Poniżej zamieszczam przykładowe zestawienie różnych miejsc przechowywania:

Biurko

Najprostsze rozwiązanie, aczkolwiek nie dla każdego dostępne, bo zależne od ilości miejsca, którym dysponujemy. Ponadto nie każde biurko ma szafkę lub szufladę. Trzymanie dokumentów na biurku, choćby w teczkach, nie będzie najlepszym rozwiązaniem, gdyż może niekiedy rozpraszać naszą uwagę.

 

Szafka

W moim odczuciu nieważne gdzie, doskonale sprawdzi się szafka w kuchni, w sypialni czy pokoju dziennym. Wszystko zależy od tego, gdzie najwygodniej i najłatwiej nam będzie z dokumentów korzystać. Tak jak wcześniej wspomnieliśmy ważne, żeby było po prostu dostępne.

 

Szuflada

Podobnie jak z szafkami, nieważne gdzie, byleby spełnione było kryterium dostępności. Jednak szuflady moim zdaniem są najmniej praktyczne. Rzadko w szufladzie dokumenty można ułożyć w ten sposób, aby od razu zorientować się w sytuacji. Często trzeba przejrzeć wszystkie dokumenty usytuowane w tym miejscu, zanim znajdziemy ten właściwy. W pewnym stopniu pomogą nam kolorowe teczki i skoroszyty, ale raczej nikt mnie nie przekona o słuszności tego rozwiązania i Tobie również je odradzam, bo wiem ile nastręcza trudności. Szuflady wykorzystuję jedynie w pracy i trzymam tam najrzadziej używane dokumenty, bo przeglądanie szuflad najzwyczajniej w świecie mnie irytuje. Wyjątek zrobiłabym jedynie dla głębokiej szuflady, w której dokumenty można przechowywać pionowo.

 

Karton

Choć wydawać by się mogło, że karton winien należeć do kategorii akcesoria do przechowywania dokumentów, to jednak postanowiłam napisać o nim jako miejscu przechowywania dokumentów. Z tego rozwiązania korzystam na co dzień i bardzo polecam. Do przechowywania moich dokumentów wykorzystuję karton przeznaczony do teczek zawieszkowych.

Dlaczego karton traktuję jako miejsce? Bo jest mobilne i tak naprawdę możesz je usytuować wszędzie tam gdzie będzie Ci wygodnie. Więc nie musisz mieć szuflad i szafek w biurku, żeby dokumenty odpowiednio przechowywać. Ja nie mam i rozwiązania, które stosuję nie zamieniłabym na żadne inne. Karton możesz przenieść w dowolne miejsce, wszystko zależy od dokumentów w kartonie i Twojej siły. Możesz go także trzymać praktycznie gdzie chcesz: przy biurku (mój przypadek), w garderobie, w pokoju dziennym, w kuchni. Ogranicza Cię jedynie Twoja wyobraźnia. Ponadto wybranie egzemplarza dostosowanego do naszego wnętrza może podkreślić jego charakter i być ciekawym elementem dekoracji. Na pewno nie będzie się rzucał w oczy, a dodatkowo zaoszczędzisz trochę przestrzeni.

 

W kontekście omawiania miejsca warto się także zastanowić nad ilością przestrzeni, którą na ten cel chcemy wykorzystać. Nie da się ukryć, że miejsce na przechowywanie dokumentów wprost zależy od ilości zgromadzonych dokumentów. Ilość dokumentów natomiast zależy przede wszystkim od nas. Owszem niektóre dokumenty nie podlegają dyskusji i powinny być przechowywane bezterminowo. Niekiedy jednak nasze skłonności do chomikowania i kolekcjonowania mogą sprawiać, że domowe archiwum będzie pękać w szwach. Warto się zastanowić czy, aby na pewno dany dokument przechowywać. Może warto trzymać jedynie jego wersję elektroniczną ? Do obu tematów wrócę w kolejnych wpisach.


A jak u Was to wygląda?
Dokumenty mają swoje miejsce ?
Czy w dalszym ciągu szukacie idealnego?
Chętnie poznam wasze rozwiązania.

Spodobał Ci się wpis? Proszę, podaj dalej. Dziękuję!
FacebookPinterestEmail

Ten post ma 2 komentarzy

  1. ANNA STUDNICKA

    Najważniejsze, że się nie gubisz 😉 A dokumenty zostały uporządkowane.
    Segregatory to jedno z lepszych narzędzi do porządkowania dokumentów, chociaż mojego ulubionego systemu teczek zawieszkowych na pewno nie przebiją. Więcej o nich piszę tu: https://www.niegubie.pl/porzadkowanie-dokumentow-w-domu-niezbedne-akcesoria/
    Ciekawi mnie dlaczego myślisz, że dokumenty wyglądają na nieuporządkowane? Może jakaś robocza fotka na maila? Możemy zastanowić się wspólnie, chętnie coś podpowiem 🙂

  2. Sandra

    Swoje dokumenty przechowuje w salonie w komodzie pod tv. Z uwagi na małą powierzchnię domu mam ograniczone możliwości w tym zakresie. Ostatecznie sprawdziło się, bowiem ilość szafek pozwoliła mi na pogtupowanie dokumentów tematycznie tj. np. Dokumenty dot. Budynku i inne. Problem w tym, że wszystko przechowywane jest w segregatorach co po otwarciu szafki nie wyglada na zbyt uporządkowane. Póki co to jedyny sposób jak znalazłam na ułożenie dokumentów w taki sposób, aby się nie pogubić?

Dodaj komentarz